Кожному керівнику відомо, як складно провести нараду ефективно. Суперечки чи «ліричні» відступи від теми, що відбирають дорогоцінний час і заважають розв’язанню поставленого питання, є наслідком неправильної її організації. Тому навіть найдосвідченішим керівникам стане у пригоді пропонована публікація, адже допоможе вдосконалити проведення робочих зустрічей

Нателла БАРМАКОВА, 
експерт в галузі управління персоналом

Із-поміж видів діяльності найбільше часу керівника, до того ж із відволіканням від основної роботи, займають наради. Навряд чи є ще якийсь вид діяльності, крім нарад, що займає значну частину робочого часу багатьох людей водночас! Це думка одного з провідних європейських експертів у галузі тайм-менеджменту, автора бестселера «Ваш час — у Ваших руках» Лотара Зайверта (Lothar Seiwert). Складно не погодитися з ним, адже, за статистикою, керівники — залежно від рівня управління — проводять на конференціях і нарадах 50, 60, 70 і навіть 80% свого часу. Роз’яснимо, як організувати нараду, аби час, відведений на неї, використати з найбільшою користю.

Підготовка до наради

Аби досягти мети наради й ефективно використати свій час і час працівників, потрібно ретельно підготуватися до її проведення. Така підготовка є доволі копітким процесом, що передбачає низку послідовних кроків.

Обираємо формат

Ініціатор наради, зазвичай керівник навчального закладу, передусім визначає її формат. Так, інформування про нововведення, що стосуються діяльності всього колективу навчального закладу, чи презентацію ліпше провести в офіційному стилі, запросивши широке коло учасників. Якщо ж на порядку денному підбиття підсумків, планування або розв’язання поточних проблем, коло учасників може бути вужчим, а формат простішим.

Формулюємо мету

Основна мета будь-якої наради — ухвалення спільного рішенняу результаті колективного обговорення. Ініціатор має чітко її дотримуватися під час наради.

Визначаємо дату й час

Під час вибору дати й часу наради необхідно пам’ятати, що такі заходи ефективніше проводити в понеділок, аніж у п’ятницю, і ліпше вранці, ніж увечері.

Складаємо порядок денний

Хід наради визначає порядок денний. Він має містити таку інформацію, як:

• тема, мета, дата, час і місце проведення наради;
• список запрошених осіб;
• перелік обговорюваних питань;
• дата наступної зустрічі.

Спочатку доцільніше обговорювати прості питання, аби налагодити контакт між учасниками, а відтак — суперечливі. Щоб спонукати присутніх послідовно ухвалювати рішення, слід починати нараду із запитань закритого типу, тобто таких, на які можна відповісти лише «так» або «ні». Сказавши «так» першого разу, учасники будуть схильні до позитивної відповіді й надалі.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Можна заздалегідь розіслати всім учасникам порядок денний (хоча б у чорновому варіанті), аби кожен з них зміг підготувати і надати свої пропозиції для обговорення.

Складаємо список учасників

Як свідчить досвід, захід, на якому присутні, приміром, 23 людини, зазвичай результативніший за той, на якому присутні більше тисячі осіб. Що більше людей запрошено на нараду, то ліпшої організації та жорсткішого контролю вона потребує.

Якщо запрошених забагато, варто ще раз опрацювати список і вирішити, чи обов’язковою є присутність кожного з них. Можливо, участь деяких осіб доцільно обмежити обговоренням окремих питань. Адже результати будь-якої наради значно залежать від компетентності її учасників. З огляду на це, складаючи список запрошених на нараду, необхідно враховувати:

• мету зустрічі;
• характер питань, винесених на обговорення;
• рівень рішень, які необхідно ухвалити;
• характер інформації, яку слід отримати під час наради і надати запрошеним;
• роль кожного запрошеного в обговоренні порушених питань;
• професійні інтереси та особистісні якості запрошених.

Обираємо місце проведення

Якщо на нараді будуть присутні дві-три особи, для її проведення можна обрати неофіційне місце. Це сприятиме невимушеній атмосфері.

Для наради за участю великої кількості людей потрібно забезпечити комфортні умови — тепле, світле, добре провітрюване приміщення. Також слід правильно розташувати запрошених, подбати про те, щоб ніхто не відволікав їх від обговорення. При цьому варто врахувати два важливі чинники:

• учасники мають бачити одне одного;
• ведучий має зайняти таке місце, що дасть йому змогу встановити зоровий контакт з кожним із присутніх.

Якщо учасники почуватимуться некомфортно, не бачитимуть одне одного або інформаційних матеріалів (діаграм, графіків, презентацій тощо), їхня увага розсіюватиметься. Зрештою вони просидять нараду, думаючи кожен про своє, а ініціатор не досягне визначеної мети.

За можливості не слід розташовувати поряд учасників, що відчувають взаємну неприязнь та однодумців. Продуктивніше буде посадити з одного боку столу людей з різними поглядами, але адекватним ставленням одне до одного.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Щоб запрошені без поспіху зайняли свої місця, доцільно підготувати план розташування і таблички-ідентифікатори. Імена запрошених зазначають з обох боків табличок, оскільки деякі учасники можуть бути незнайомими.

Готуємо канцтовари та частування

Якщо нарада буде тривалою, слід подбати про забезпечення учасників усім необхідним. Бажано, щоб кожен із присутніх отримав блокнот і ручку та за потреби кольорові маркери. Окрім цього, не варто забувати про питну воду й інші напої (як-от чай, кава).

Визначаємо тривалість

Часові межі для обговорення кожного питання слід визначити чітко. Це дасть змогу не затримуватися довго на деяких із них, передбачити тривалість наради та зекономити час.

Проведення наради

Якісне й ефективне проведення наради залежить від багатьох чинників, і навіть досконала підготовка не гарантує її успіху. Тому ініціатор має знати про можливі проблеми, щоб запобігти їм та досягти мети наради.

Обираємо ведучого

Ведучим наради зазвичай є її ініціатор — керівник. Якщо нарада є масштабним офіційним заходом, її може проводити й представник вищого органу управління освітою або запрошений гість. Обирати ведучого необхідно з огляду на мету заходу, рівень компетентності запрошених осіб і ухвалений порядок денний.

Представляємо учасників

Нараду починають із представлення її учасників. Якщо на заході присутні нові люди, то вони мають по черзі відрекомендуватися, назвати своє ім’я й посаду. Лише після цього можна розпочинати обговорення питань, винесених на порядок денний.

Якщо хтось змушений прийти на нараду пізніше або піти раніше, про це необхідно попередити присутніх на її початку.

Контролюємо регламент

Економія часу — основна умова успішного проведення наради. З самого її початку слід контролювати дотримання регламенту. Для цього варто дотримуватися таких правил:

• починати нараду вчасно, навіть якщо ще не всі запрошені прийшли;
• розмістити в кімнаті, де проводять нараду, годинник, циферблат якого бачитимуть усі учасники;
• для тривалої наради, більш ніж 3 години, запланувати короткі перерви по 5-10 хв. щогодини або кілька коротких і одну довгу на 20-30 хв.;
• давати присутнім час для осмислення питань порядку денного. Зробити це можна за допомогою фрази на кшталт: «Я вважаю, необхідно зробити десятихвилинну перерву, після якої заслухаємо ваші пропозиції»;
• завершити захід вчасно або навіть раніше, якщо обговорили всі питання.

Нагадуємо учасникам про мету зустрічі

Кожен присутній на нараді має усвідомити важливість цього заходу. До того ж усі учасники мають знати, що на обговорення порушених питань слід витрачати рівно стільки часу, скільки відведено. Тому напочатку наради слід нагадати усім про її мету, чітко описати проблему та визначити порядок обговорення. Це допоможе спрямувати розмову в потрібний напрям і спонукатиме учасників зосередитися суто на розв’язанні питань, винесених на порядок денний.

Скеровуємо дискусію

Протягом наради ведучий має спрямовувати дискусію в потрібному напрямі. Рекомендації щодо того, як не відхилитися від теми, неведено у Додатку.

Забезпечуємо дотримання дисципліни

Наради не завжди відбуваються за планом. Іноді поведінка деяких учасників негативно впливає на перебіг заходу. Звичайна суперечка може перерости в конфлікт. За таких обставин ведучий наради має скористатися своїми повноваженнями та миттєво припинити його.

Аби уникнути загострення конфлікту на нараді, ведучому слід:

• наголосити, що перехід на особистості під час ділового заходу недоречний;
• спонукати учасників до конкретних запитань замість деструктивних заяв;
• ще раз нагадати мету наради.

Уникаємо відхилень від основної теми

Під час дискусії учасники наради можуть відхилятися від обговорення найважливіших проблем або ж ходити околяса того чи того питання. Як результат, тривалий час їм не вдасться ухвалити конкретне рішення. Тож будь-які «блукання» навколо теми необхідно припиняти якомога швидше.

Щоб запобігти відхиленню від визначеного напряму обговорення, ведучий має проявити такт і дипломатичність. Стануть у пригоді такі прийоми ефективного управління обговоренням, зокрема:

• припиняємо суперечки— ведучий спонукає учасників наради обгрунтувати свої думки й у такий спосіб перешкоджає залученню інших учасників до суперечки;
• нівелюємо нав’язливі ідеї—ведучий тактовно нагадує учаснику з нав’язливою ідеєю, що всі вже почули його пропозицію, а тому непотрібно її повторювати;
• уникаємо відходу від теми— аби повернути дискусію в потрібне русло, слід звернути увагу учасника на те, що його питання не передбачене порядком денним.

Забезпечуємо консенсус

Ведучий наради має керувати дискусією, плавно підводити учасників до досягнення консенсусу. Щоб рішення підтримали всі учасники, йому варто:

• зважувати всі «за» і «проти» — підбиваючи підсумки, вказати на питання, за якими згоди вдалося досягти, та зупинитися на суперечливих моментах;
• ставити уточнювальні запитання — це дасть змогу переконатися, чи правильно зрозуміли певну думку, а також прояснити ситуацію для інших учасників наради, якщо вони посоромилися про щось перепитати;
• підсумовувати обговорення кожного питання — завдяки цьому учасники наради зможуть усвідомити результати зустрічі;
• переконатися в досягненні консенсусу — переходити до обговорення наступного питання, лише переконавшись в одностайному рішенні щодо попереднього.

Така тактика дає змогу підтримувати активність учасників протягом наради і підштовхує їх до напрацювання спільного рішення.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Ухвалені на нараді рішення фіксують у письмовій формі. До цих записів можна апелювати, якщо хтось із колег змінить свої погляди або спробує відновити дискусію під час наступної наради.

Підсумовування й оцінювання результатів наради

Підбиття підсумків — ключовий момент наради. Позаяк результат може бути незначним, а сили — витрачені даремно, якщо наприкінці наради не вказати на ухвалені рішення. Учасники наради мають упевнитися, що всі питання розв’язано й не залишилося необговорених. Водночас ведучий має переконатися, що кожен із присутніх згоден з ухваленими рішеннями і пізніше не виникне жодних непорозумінь. Хід і підсумки наради необхідно занести до протоколу.

Оформлюємо протокол

Протокол ліпше оформлювати одразу після наради. Зазвичай це робить секретар. У протоколі обов’язково зазначають:

• мету і дату проведення заходу;
• присутніх осіб;
• осіб, які не прийшли на нараду;
• короткий зміст ухвалених рішень, внесок учасників у розв’язання того чи того питання;
• завдання та працівників, яким доручено їх виконати;
• строки виконання завдань.

Перш ніж друкувати протокол, варто переконатися, що його зміст відповідає реальному стану справ, оскільки неточності можуть спричинити непорозуміння. Протокол — це не кінцевий результат наради, а лише вказівка для майбутніх дій. Він є гарантією того, що всі зацікавлені й відповідальні особи обізнані з суттю питань порядку денного й ухваленими рішеннями.

Аналізуємо хід

Ведучий наради має проаналізувати її хід, визначити помилки, якщо вони були, і зробити висновки. Також слід обов’язково проконтролювати виконання ухвалених рішень і за необхідності призначити дату наступної наради.

Отже, нарада — це той метод управлінської діяльності, що потребує значних витрат часу, сил і врахування багатьох чинників. Але за належної підготовки та проведення вона є ефективним способом розв’язання складних питань, адже в основі ухвалених рішень лежать колективні обговорення.