Доводимо до відома керівників всіх установ, підприємств і організацій (незалежно від форми власності), що з 1 січня 2013 року набув чинності новий Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року № 578/5.
Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма установами, підприємствами і організаціями незалежно від форми власності та фізичними особами – підприємцями.
Перелік включає лише типові документи: з питань організації системи управління, планування , фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.
Переліком встановлено конкретні строки зберігання документів в організаціях: "75 років; 50 років; 25 років; 15 років; 10 років; 5 років; 3 роки і 1 рік”. Ці строки зберігання документів є мінімальними, їх не можна скорочувати. А от продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається , але лише тоді, коли ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
У складі та строках зберігання документів, що стосуються трудових відносин і роботи з кадрами відбулися наступні зміни, так визначено три види наказів (розпоряджень): з основної діяльності , з кадрових питань, з адміністративно-господарських питань. Накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань згідно з новим Переліком слід зберігати 5 років.
Накази (розпорядження) з кадрових питань поділено на дві категорії за строками зберігання. До першої категорії наказів (строк зберігання – 75 років) віднесено ті, які можуть бути використані для підтвердження законних прав громадян, зокрема на нарахування пенсій.
Це накази про:
- прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення;
- атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічне оцінювання державних службовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці;
- присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
- зміну біографічних даних:
- заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування надбавок, доплат, матеріальної допомоги;
- усі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпустки для догляду за дитиною, відпустки за власний рахунок;
- довгострокові відрядження у межах України та за кордон, а також відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.
До другої категорії наказів (строк зберігання – 5 років) належать накази про: короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв”язку з навчанням.
Дуже суттєво змінився строк зберігання деяких документів, що можуть зачіпати інтереси громадян і мають вноситися до описів справ з особового складу у разі ліквідації організації,зокрема, таких як:
- штатні розписи та переліки змін до них – термін зберігання 75 років:
- положення про структурні підрозділи організації – 75 років;
- реєстри (списки) акціонерів, власників цінних паперів, пайовиків, осіб, що мають право участі в загальних зборах акціонерів; документи на приймання-передавання акцій – 75 років:
- особові справи і особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом) –зберігатимуться 75 років без урахування віку працівника на момент його звільнення.
Крім того, строк зберігання 75 років встановлено для таких документів і облікових форм, як:
- трудові договори (контракти, угоди); що замінюють накази з кадрових питань:
- журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод);
- списки (штатно-обліковий склад) працівників організації;
- посадові інструкції наукових працівників, а також посадові і робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами:
- списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці;
- документи (протоколи, рішення, висновки, акти, карти умов праці) з питань атестації робочих місць:
- документи про розслідування причин аварії та нещасних випадків на виробництві, пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами;
- книги реєстрації донорів;
- протоколи засідань, рішення комісії з питань призначення державної соціальної допомоги інвалідам з дитинства та дітям-інвалідам;
- відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов”язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік).
Перелік призначений для використання:
- при підготовці номенклатур справ;
- під час формування документів у справи:
- під час роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.
Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи” (із змінами, внесеними згідно із Законом України від 22.12.2006 р. № 534 –У та від 05.07. 2012 р. № 5068–УІ) забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності. Під час проведення експертизи цінності документів експертні комісії керуються типовими та галузевими переліками видів документів з нормативно встановленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства.
|
