Альона ТІМОФЄЄВА
експерт з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, Київ

Бухгалтер теж людина і може помилитися при нарахуванні заробітної плати. Якщо її припустилися недавно, то можна встигнути привести все до ладу до подання звітів. На що звернути увагу та що робити, якщо виявили зарплатну помилку? Допоможуть поради експерта

Зарплатні помилки діляться на такі, що спричинили заниження або завищення зарплати. Від їх наслідків залежать і способи виправлення. Що варто знати, щоб виявити помилку і вчасно повідомити про неї бухгалтера?

Заниження зарплати

Найчастіше до заниження зарплати призводять такі помилки:

• не нарахували індексацію або неправильно визначили її суму;
• не нарахували доплату до розміру мінімальної зарплати;
• неправильно визначили середній заробіток за час його збереження;
• неправильно обчислили норму часу або кількість відпрацьованого часу тощо.

Виправити цю необачність неважко. Підпункт 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5, чітко стверджує: «...якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування».

Тобто у місяці, коли виявили та виправляєте помилку, бухгалтер має відобразити і донарахувати зарплату.

Таке виправлення не зумовлює жодних санкцій за недоплату податків та/або ЄСВ.

У формі № 1ДФ та Звіті з ЄСВ бухгалтер донараховану зарплату має відобразити «згорнуто» — у загальній сумі зарплати за місяць, у якому виправляє помилку.

Проте, якщо помилка у розрахунку відпускних або лікарняних — її виправлення матиме особливості. Це пов’язано зі спеціальними нормами Податкового кодексу України (ПК) та Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449 (далі — Інструкція № 449). Знайте їх.

Якщо платник податку отримує доходи у вигляді зарплати за період її збереження, в т. ч. за час відпустки або перебування на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу для отримання права на ПСП такі доходи включають до відповідних податкових періодів їх нарахування (пп. 169.4.1 ПК).

Під час нарахування ЄСВ на суми допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами й оплати щорічної відпустки з періодом понад один місяць максимальну величину для нарахування ЄСВ застосовують окремо за кожен місяць. Щоб порівняти дохід із максимальною сумою, донараховані суми відпускних відносять до відповідних періодів (п. 2 ч. 3 розд. IV Інструкції № 449).

Специфічно відображають у звітності з ЄСВ донарахування зарплати звільненим працівникам. Для цього донараховану зарплату за відпрацьований час ділять на кількість місяців, за які її нарахували (ч. 2 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464VI).

Завищення зарплати

До завищення зарплати призводять такі помилки:

• зайво нарахували зарплату через помилковий облік робочого часу;
• зайво нарахували доплату до розміру мінімальної зарплати, якщо працівник не відпрацював норму робочого часу;
• помилилися під час обчислення середнього заробітку за час його збереження;
• неправильно трактували норми законодавства та/або колдоговору (приміром, зайво нарахували доплати чи премії).

Виправити помилку в разі завищення зарплати можна не завжди. Законодавство обмежує роботодавця, захищаючи інтереси працівника.

Зробити відрахування із зарплати можна лише:

• для повернення сум, зайво виплачених унаслідок лічильних помилок (і жодних інших!);
• не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми (ст. 127 Кодексу законів про працю України; КЗпП).

Відрахування оформлюють наказом роботодавця. Якщо місячний строк пропустили, повернути зайво виплачену зарплату можливо лише за бажанням працівника або через суд. Якщо працівник згоден повернути зайво отримане, він має написати заяву, у якій попросити утримати з його зарплати надміру виплачені кошти. Інший варіант — внести гроші до каси закладу. Але і в цьому разі слід написати заяву, що засвідчить причину внесення коштів до каси.

КЗпП обмежує і розмір відрахувань із зарплати, що може зробити роботодавець. Якщо вони пов’язані з виправленням лічильної помилки, сума відрахувань не може перевищувати 20% зарплати, належної до виплати. Утім, якщо працівник добровільно повертає гроші за заявою, обмежень не застосовують.

Механізм виправлення помилки із завищення зарплати такий: надміру нараховані суми заробітку бухгалтер сторнує (на підставі бухгалтерської довідки). Тобто робить проведення на суму зайвої зарплати за тією самою кореспонденцією рахунків, якою зробив неправильне нарахування, але з «мінусом». Сторновану суму «згортає» із нарахованим за місяць доходом. Обов’язково має дотримати згаданого 20%-вого обмеження суми, яку можна відрахувати.

У форму № 1ДФ також потрапить «згорнута» сума доходу.

А от із заповненням звітності з ЄСВ не все так просто.

Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 № 435 (далі — Порядок № 435), дозволяє вносити до Таблиці 6 Звіту з ЄСВ від’ємні значення сум нарахованої зарплати (доходу) в разі відображення:

• перерахунку заробітку (доходу) через уточнення кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, і допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами за попередні періоди;
• сторнованих сум відпускних і допомоги з тимчасової непрацездатності і допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.

Отже, сторновані суми зайво нарахованих відпускних або лікарняних буглалтер відображатиме у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ в окремих рядках зі знаком «мінус».

Натомість Порядок № 435 не дозволяє відображати сторнуванням зі знаком «мінус» зарплату за відпрацьований час, яку зайво нарахували внаслідок помилки (наприклад, невірно визначили норму робочого часу або помилково оплатили день відпустки за свій рахунок). Тож доходимо висновку, що сторновані суми у звітності з ЄСВ допустимо «згортати» з нарахованими.

Після виправлення слід перевірити, чи не стала сума доходу працівника за місяць меншою за розмір мінімальної зарплати. Якщо так — слід донарахувати доплату, щоб «дотягнути» місячну зарплату до мінімального розміру (якщо працівник відпрацював повну норму часу). Інакше ви не дотримаєте мінімальних гарантій у оплаті праці, а за це загрожує чималий штраф (ст. 265 КЗпП).

У звітності всі ці операції можна відобразити у місяці виправлення помилки, в т. ч. й донарахування доплати до мінімальної зарплати за місяць, коли припустилися помилки. Головне — зафіксувати цей факт у бухгалтерській довідці, аби можна було довести контролерам, що помилку виправили.