Попереду літо. Для багатьох це період приємного відпочинку, а для кадровиків та бухгалтерів розпочинається гаряча пора оформлення відпусток та нарахування відпускних. Далі ми розглянемо хто має право на відпустку та нагадаємо як правильно її оформити.

Право на відпустку

Відповідно до статті 2 Закону України «Про відпустки» № 504/96-ВР від 15.11.1996 р право на щорічну відпустку мають усі працівники, які виконують свої обов’язки на умовах трудового договору. Причому таке право гарантовано незалежно від форми власності та виду діяльності підприємства, установи організації. Це право поширюється на найманих працівників фізичних осіб-підприємців, осіб, що працюють за сумісництвом, на сезонних роботах та виконують посадові обов’язки в режимі повного або неповного робочого часу. Іноземні громадяни та особи без громадянства мають право на відпустки нарівні з громадянами України.

Проте особи, які працюють за цивільно-правовими договорами, на щорічну відпустку претендувати не можуть. Адже відносини з ними регулюються цивільним правом, а не трудовим.

На період відпустки за працівником зберігається середня заробітна плата і місце роботи. Право на відпустку гарантується забороною заміни відпустки грошовою компенсацією.

Щорічна основна та додаткова відпустки

Основна щорічна відпустка надається працівнику за відпрацьований робочий рік, який розраховується з моменту початку трудових відносин. Тривалість основної відпустки не може бути меншою ніж 24 дні. Проте для окремих працівників тривалість основної відпустки збільшується. Так, інваліди першої та другої груп мають право на основну відпустку тривалістю 30 календарних днів, інвалідам третьої групи встановлюється основна відпустка тривалістю 26 календарних днів. Для осіб, молодше 18 років, тривалість основної відпустки складає 31 день.

Повний перелік професій, для яких встановлюється основна відпустка більшої тривалості, надається в статті 7 Закону «Про відпустки».

Окрім основної, деякі категорії працюючих мають право на додаткову відпустку.

Щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці надається особам, які працюють за професіями зазначеними в списку №1, затвердженому Постановою від 17.11.1997 № 1290. Тривалість такої відпустки може досягати 35 днів.

В разі якщо працівник працює в таких умовах менше половини тривалості робочого дня, установленої для відповідних виробництв, то права на цей вид додаткової відпустки він не має. Про це йдеться в листі Мінпраці від 22.03.2010 р. № 49/0/010/80-10.

Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці передбачена для працівників, професії яких зазначені в списку №2, затвердженому Постановою від 17.11.1997 № 1290. У розрахунок часу, що дає право працівнику на додаткову відпустку, зараховуються дні, коли він фактично був зайнятий на роботах з особливим характером праці не менше половини тривалості робочого дня, установленого для працівників цих виробництв. Тривалість додаткової відпустки встановлюється колективним договором в залежності від часу зайнятості працівника на певних умовах. Для працюючих в умовах підвищеного ризику для здоров’я тривалість додаткової відпуски затверджена КМУ у Списку виробництв, робіт, професій і посад.

Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці працівникам з ненормованим робочим днем не надається особам, які працюють в умовах неповного робочого дня. Проте праця в умовах неповного робочого тижня не позбавляє права на додаткову відпустку.

Читайте також Зарплата за неповного робочого часу: нарахування доплати до мінімальної заробітної плати та індексації

Щорічна додаткова відпустка, надається понад щорічну основну відпустку за однією підставою, обраною працівником (крім категорій працівників, зазначених у списках № 1 та № 2 відповідними виносками). Щорічні додаткові відпустки за бажанням працівника можуть надаватись одночасно з щорічною основною відпусткою або окремо від неї.

Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів.

Інші додаткові відпустки

Жінки, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, одинокі матері або батьки, жінки, які виховують дитину-інваліда, опікуни та прийомні батьки понад основну щорічну відпустку мають право на щорічну соціальну відпустку тривалістю 10 днів. При наявності декількох підстав для отримання соціальної відпустки працівнику надається відпустка тривалістю не більше 17 днів. На відміну від основної, соціальна відпустка надається за календарний рік.

Законодавством передбачені інші додаткові відпустки, які надаються в зв’язку з навчанням, для підготовки та участі в змаганнях, творчі відпустки тощо. Тривалість таких відпусток в залежності від підстави може складати від чотирьох днів до чотирьох місяців.

Стаж роботи, який дає право на відпустку

Відпустка надається працівнику за відпрацьований робочий рік. Крім фактично відпрацьованого часу до стажу роботи, який дає право на відпустку, зараховуються періоди:

• тимчасової непрацездатності;
• відпусток, в тому числі по вагітності та пологах та без збереження заробітної плати;
• відрядження;
• простою підприємства, коли за працівником зберігався середній заробіток;
• навчання з відривом від виробництва терміном не більше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;
• період навчання новим професіям у зв’язку з реорганізацією підприємства.

Періоди перебування у відпустці по догляду за дитиною до трьох років та по догляду за дитиною від трьох до шести років до стажу не зараховується.

Читайте також Як вплинуло підвищення мінімальної заробітної плати на розрахунок лікарняних

До стажу для отримання додаткової відпустки зараховується:

• період фактичної праці у шкідливих та важких умовах у разі якщо зайнятість працівника у цих умовах не менше половини робочого дня;
• час щорічних та додаткових відпусток;
• період, на який вагітні жінки були переведені на легшу роботу.

Графік відпусток

Наприкінці року на підприємстві складається графік, яким забезпечується черговість надання відпусток. Графік відпусток погоджується з профспілковою організацією або з уповноваженими представниками трудового колективу, затверджується керівником та доводиться до відома працівників.Графік складається в довільній формі, зазвичай в ньому зазначається місяць початку відпустки та період за який вона надається. Типові правила внутрішнього розпорядку рекомендують затверджувати графік відпусток не пізніше п’ятого січня поточного року.

Протягом року допускається внесення змін до графіку відпусток. Це може відбуватися у разі перенесення відпустки як за ініціативою працівника, так і за ініціативою власника. При цьому слід враховувати, що роботодавець має право переносити терміни відпустки лише в зв’язку з гострою виробничою необхідністю за погодженням з працівником та профспілковою організацією. Працівник може перенести відпустку у разі порушення роботодавцем законодавства про відпустки, зокрема у разі порушення термінів виплати відпускних, а також в разі хвороби, або у разі збігу термінів з учбовою відпусткою.

Документальне оформлення відпустки

На підставі графіку відпусток відповідальний за роботу з кадрами робітник не пізніше ніж за два тижні перед відпусткою повинен надати працівнику письмове повідомлення про дату початку відпустки. Повідомлення складається в двох екземплярах, один з яких надається працівнику, а другий – з підписом про отримання зберігається в відділі кадрів.

На підставі наказу проводиться нарахування відпускних, які згідно ст.21 ЗУ «Про відпустки» повинні бути виплачені не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.

Наказ може складатися за формою П-З, що затверджена наказом Державного комітету статистики України № 489 від 05.12.2008 р., або на фірмовому бланку підприємства. В тексті наказу зазначається період надання відпустки, її тип та за який робочий рік вона надається.

Читайте також Доплата до мінімальної заробітної плати та працівники з погодинною оплатою

Порядок надання відпустки

Відпустка працівникам надається згідно затвердженого графіку. Відповідно до статті 10 ЗУ «Про відпустки» відпустка повинна надаватися працівнику з таким розрахунком, щоб всі дні були використані до закінчення робочого року, за який ця відпустка надається.

Відпустку за бажанням працівника можно поділяти на частини. При цьому потрібно враховувати, що безперервна частина основної відпустки повинна бути не менше 14 днів. Частину, що залишилася, потрібно використати не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Деякі категорії працюючих мають право на відпустку у зручний для них час. К ним відносяться:

• інваліди;
• особи, яким не виповнилося 18 років;
• одинокі матері або батьки;
• жінки, які виховують двох або більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
• дружини або чоловіки військовослужбовців;
• жінки перед відпусткою по вагітності та пологах та після неї;
• ветерани праці;
• учасники бойових дій;
• батьки-вихователі в дитячих будинках сімейного типу.

Право на відпустку в перший рік роботи

Працівник у перший рік роботи на підприємстві має право отримати щорічну основну та додаткову відпустку повної тривалості після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.

В разі потреби відпустка може бути надана працівникові раніше. Тривалість відпустки в цьому випадку визначається пропорційно відпрацьованому часу.

Читайте також Доплата до мінімальної заробітної плата сумісникам та працівникам, що суміщують професії

Працівники, які згідно законодавства мають право на отримання відпустки у зручний для них час, можуть за бажанням отримати відпустку повної тривалості у перший рік роботи до настання шестимісячного терміну. Крім того, таким правом у перший рік роботи можуть скористатися:

• особи, які звільнилися після проходження військової служби за призивом, та працевлаштувалися протягом трьох місяців;
• особи, які працюють за сумісництвом, одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
• чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці по вагітності та пологах;
• працівники, які мають потребу в санаторно-курортному лікуванні за наявності путівки;
• працівники, які не використали відпустку за попереднім місцем роботи та не отримали за неї грошову компенсацію.

В разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який йому була надана відпустка, кошти за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини, утримуються з заробітної плати працівника.